Lorsque 8 ou 9h un lundi matin est synonyme de gestion d’équipe, de temps et de projets, le trajet jusqu’au bureau est souvent source de stress, avant une journée éprouvante. Être responsable de soi, des autres, et d’une ambition entrepreneuriale nécessite de rester calme et organisé.
Selon le sondage de Opinionway « Baromètre stress, condition de travail et QVT » effectué sur 1000 cadres, la réponse à la question « concernant votre travail quotidien, avez-vous le sentiment que vous ne disposez pas de suffisamment de temps pour faire un travail de qualité ? » était OUI à 69%.
Il est grand temps d’arrêter de subir son temps et de commencer à planifier, organiser et gérer. Un manager qui sait gérer son temps sera serein pour conduire son équipe à la réussite.
Partie 1 : Gérer son temps.
Un leader doit gérer son temps ainsi que celui de ses équipes, afin de les coordonner au service d’un projet aux objectifs précis.
Cette gestion du temps s’apprend, et s’améliore au cours de la vie professionnelle.
Partie 2 : Eradiquer les voleurs de temps.
Avant de pouvoir avoir une action sur ses propres voleurs de temps, il est nécessaire de les identifier. Prenez conscience de vos habitudes et identifiez les activités qui vous prennent du temps sans valeur ajoutée :
- Mauvaise planification/surcharge
- Interruption fréquente
- Inquiétude
- Barrière vie pro/perso
- Réseaux sociaux
- Ordres ou consignes contradictoires
- Frictions avec les collaborateurs
- Réunion non productive
- Procrastination
- Frictions avec les clients
- Prise de décision
- Tâches non pertinentes ou ne vous concernant pas
- Désorganisation (recherche d’objet ou de document)
- Désorganisation des autres (retard, …)
- Embouteillages
- Micro-management
- …
Partie 3 : Prioriser et planifier.
La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps à ce jour inégalée.
- Ce qui est important et urgent : à faire.
- Ce qui est important et non urgent : à planifier.
- Ce qui est non important et urgent : à déléguer.
- Ce qui est non important et non urgent : à abandonner.
Cette technique permet de classer les dossiers quotidiennement et de se concentrer sur les éléments efficaces.
Concernant la planification, les outils essentiels à connaître sont:
- Le diagramme de GANT, qui permet d’inscrire sa planification dans un temps imparti, et de visualiser les milestones (ou échéances importantes) d’un projet.
- Le TRT (Tableau de Répartition des Tâches) permet d’équilibrer les tâches de son planning. Nous verrons ensuite que ce TRT pourra s’appliquer à l’équipe.
- Le PERT, qui est un outil visuel d’ordonnancement et de planification de projet. Il permet d’identifier les connexions entre les différentes tâches, les temps d’exécution de chacune et leur interdépendance. Le PERT permettra de définir le chemin critique, évitant ainsi les échéances trop courtes.
Partie 4 : Connaitre et s’approprier les lois du temps
Anticiper ses deadlines est important car le stress se crée dans la précipitation. Connaître ses échéances permet de construire un retro planning, et ainsi de remplir les objectifs sereinement.
Prévoir les imprévus et les retards est une priorité. Un leader dépend d’une équipe, et les facteurs extérieurs sont nombreux. Ils ne doivent pourtant pas altérer la qualité du travail.
Partie 5 : Eliminer les interruptions.
« Un travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de façon continue. » Loi de Carlson
Lorsque le cerveau est interrompu dans une tâche, il doit rétablir son état de concentration, retrouver le contexte de la tâche interrompue et réengager le processus cognitif nécessaires à son accomplissement. Ce temps est plus ou moins long selon la tâche. Il est donc nécessaire de supprimer au maximum les sources d’interruption :
- Notifications
- Alertes mail
- Interruption continue par des collègues
- Appels entrants
Pour mieux gérer son temps et son stress, il apparait donc nécessaire de se respecter, en instaurant quelques règles de vie personnelles (stop aux notifications) et de vie avec ses collègues.
Avant de déranger un collègue, me suis-je posé les trois questions :
- Ai-je besoin de l’interrompre ?
- Ai-je besoin de l’interrompre immédiatement ?
- Puis-je trouver la réponse en autonomie ?
Conclusion
Pour être un manager efficace, il apparait donc essentiel de maitriser la gestion du temps. Une formation dans ce domaine permet de prioriser, de planifier, d’optimiser sa productivité et ainsi de respecter les échéances avec un moindre stress.
En investissant dans cette compétence, les managers peuvent mieux performer mais aussi inspirer et motiver leur équipe.